Algemene info voor alle mentoren
Administratie
Welke documenten moeten in orde gebracht worden voor de start van de stage?
Voor elke stage moeten drie documenten ingevuld en ondertekend zijn: de stageovereenkomst, de risicoanalyse en de werkpostfiche.
De stageovereenkomst regelt de afspraken tussen de hogeschool, de stageschool en de stagiair. De student dient de volledig ingevulde en door alle partijen ondertekende stageovereenkomst in EPOS te posten. Ook de stageschool ontvangt een exemplaar.
Daarnaast is het ook van belang om een risicoanalyse en werkpostfiche in te vullen. Volgens de welzijnswet zijn stagegevers verplicht de welzijnsrisico’s die verbonden zijn aan de functie van de stagiair te inventariseren en te beoordelen. Dit gebeurt met de risicoanalyse. Een risicoanalyse mag per functie opgesteld worden en moet niet persoonlijk op naam van de stagiair opgemaakt worden. Een stageschool mag dus een standaardrisico-analyse voor stagiairs lager onderwijs gebruiken.
Op basis van deze risicoanalyse wordt bepaald of een gezondheidsbeoordeling nodig is en treft de stagegever de nodige preventiemaatregelen voor de bescherming van de gezondheid en veiligheid van de stagiair. Dit stagegever moet de stagiair hier ook over informeren. Dit gebeurt via de werkpostfiche. Deze is wel op naam van de stagiair en legt de concrete afspraken tussen de stagegever en de student-stagiair vast.
Heel wat stagescholen maken gebruik van hun eigen risicoanalyse en werkpostfiche, dat is prima. Stagescholen die niet in het bezit zijn van deze documenten, kunnen gebruik maken van het sjabloon dat Hogeschool PXL aanbiedt. De student kan u dit overhandigen. Deze sjablonen moeten dan natuurlijk wel nog door de stageschool ingevuld worden i.f.v. de specifieke context.
De risicoanalyse en werkpostfiche worden in tweevoud ingevuld, waarbij één exemplaar voor de stageschool is en het andere voor de student. De student uploadt een (digitale) versie in EPOS voor de opleiding.
Mag een student overal stage lopen?
Afhankelijk van de opleidingsfase moet de stage in een bepaalde graad plaatsvinden. De concrete richtlijnen hierover vindt u hier terug. Verder mogen studenten geen stage lopen in een school waar een bloed- of aanverwant, tot en met de derde graad, werkzaam is. We vragen u om mee te bewaken dat de begeleiding en feedback zo eerlijk en objectief mogelijk kan verlopen.
Hoe wordt de (digitale) stagemap met lesvoorbereidingen georganiseerd?
Elke student bewaart zijn definitieve lesvoorbereidingen in een digitale stagemap, geordend per stagedag. Dit is een map in OneDrive, aangemaakt door de student. De student deelt deze map met de stagebegeleiders en de mentor. Eerdere versies van de lesvoorbereidingen worden door de student bijgehouden. Deze worden niet opgenomen in de digitale stagemap maar de student moet wel steeds in staat zijn om ze voor te leggen wanneer hier door de mentor of lector naar gevraagd wordt.
Is een uittreksel uit het strafregister verplicht voor een stage?
Ja. Elke meerderjarige student die stage loopt in een context waar hij of zij in contact komt met kinderen of jongeren, moet beschikken over een uittreksel uit het strafregister model 596.2, ook wel het minderjarigenmodel genoemd. Dit document vermeldt eventuele strafrechtelijke veroordelingen en is bedoeld om de veiligheid van minderjarigen te waarborgen.
De opleiding ziet er aan het begin van elk academiejaar op toe dat alle meerderjarige studenten die een stage aanvatten dit attest hebben voorgelegd. Bovendien werd gecontroleerd of het document geen vermeldingen bevat die onverenigbaar zijn met het werken in een schoolcontext.
De directie van de stageschool heeft als stagegever de plicht om dit attest op te vragen en te controleren. Enkel wanneer het uittreksel in orde is, mag de student effectief aan de stage beginnen.
Wat als de student afwezig is tijdens een stage?
Indien een student afwezig is tijdens een stagedag, is het belangrijk dat deze afwezigheid onmiddellijk en correct gemeld wordt door de student, zowel aan de stageschool als aan de opleiding. De student moet de volledige stage doorlopen om een eindscore te kunnen behalen. Daarom wordt in overleg met de stageschool en de opleiding afgesproken hoe en wanneer een eventuele inhaalstage georganiseerd kan worden. De student neemt hiervoor het initiatief.
In bepaalde situaties kan de opleiding beslissen dat een inhaalstage niet nodig is, bijvoorbeeld wanneer het om een korte afwezigheid gaat die geen invloed heeft op de evaluatie. Dit wordt steeds in functie van de specifieke context beoordeeld.
Voor eerstejaarsstudenten wordt de aanwezigheid per stagedag systematisch bijgehouden via een specifiek document. Dit helpt om een correct overzicht te bewaren en eventuele afwezigheden tijdig te signaleren. De student laat dit door u invullen en uploadt het na afloop van de stage in zijn stagedossier in EPOS.
Als uw stagiair afwezig is zonder de stageschool hiervan op de hoogte te brengen vragen we om de opleiding hierover zo snel mogelijk te informeren.
Mogen studenten leerlingen vervoeren tijdens hun stage?
Tijdens stages komt het voor dat studenten gevraagd worden om bij excursies of activiteiten op verplaatsing enkele leerlingen met hun eigen wagen te vervoeren. Hoewel deze vraag begrijpelijk is, wijzen we erop dat dit verzekeringsrisico’s inhoudt. Het voertuig van de student is namelijk niet verzekerd via de hogeschool, en bij een ongeval waarbij de student in fout is, valt de schade aan passagiers volledig onder de persoonlijke autoverzekering van de student.
Om die reden is het niet toegestaan dat studenten leerlingen vervoeren met hun eigen wagen, tenzij ze via de schoolpolis van de stageschool correct verzekerd zijn. In de praktijk betekent dit dat zulke situaties beter vermeden worden, tenzij de school uitdrukkelijk voorziet in een dekking voor dit vervoer.